Hogyan lehet rend a számítógép fájljai között?

Szerző:Németh Mónika

Ma már nélkülözhetetlen eszközzé vált a számítógép, laptop, vagy egyéb segítő eszköz a mindennapjainkhoz. Mivel rengeteg adat tárolására használjuk a munkahelyi dokumentumoktól egészen a személyes fényképekig, így ezek rendszerezése is nélkülözhetetlenné kezd válni. De hogyan lehet rend a számítógép fájljai között?

Felkészülés és felmérés

Mielőtt bármibe belekezdenél mérd fel, hogy mennyi adatod van, és hogyan tudsz rendszerezni. Talán a legnehezebb munka a képek rendezése lesz, itt akár 10 – 15 évre visszanyúló képmennyiségre is fel kell készülnöd.

Sokan a gmail fiókhoz tartozó tárhelyet is kicsinek találják, ahova a Drive, vagy Fotók alkalmazás segítségével a képeket is le lehet már automatikusan menteni. Így most ezt kezdjük is el a fényképek rendszerezésével. Érthető, ha ez elsőre nehéznek fog tűnni (sajnos az is lesz), ebben az esetben ugorj inkább a második pontra, hogy a többi fájl rendszerezése után már felkészültebben neki tudj fogni a képeknek is.

Rendszerezzünk!

Most pedig vágjunk bele a rendszerezésbe, legyen rend a számítógép fájljai között! Kezdjük a fényképekkel, utána pedig haladhatunk a dokumentumokhoz.

Fényképek rendszerezése

A mai digitális korban már szinte minden eseményről, tárgyról, személyről hatalmas mennyiségű képet készíthetünk. Ezeket pedig tárolnunk is kell valahol. Ehhez pedig valamilyen formában szükségünk van egy rendszerhez.

1. lépés: Dátum beírása

A töménytelen mennyiségű fénykép rendszerezésére kifejezetten nehezen vesszük rá magunkat, így ennek egy jó módja az, ha beírjuk a naptárunkba, hogy mikor rendszerezzük a képeket. Ez nemcsak egy emlékeztetőnek lesz kiváló, hanem arra is, hogy ténylegesen időt tudjunk szentelni ennek a tevékenységnek is.

2. lépés: Mappa létrehozása

Amikor nekiülünk a rendszerezésnek az első lépésünk az, hogy készítünk egy mappát az aktuális évhez és ha még van fotód, akkor a többi évhez is érdemes megcsinálni.

Ezen belül viszont létrehozzuk az almappákat az év minden hónapjához. Ehhez elég lehet akár a hónap száma is, ha nem szeretnél sokat foglalkozni az írással. A hónap neveinél az lesz a probléma, hogy ábécé sorrendbe fogja tenni a neveket, nem pedig a hónapok egymás utániságát veszi figyelembe a rendszer. Így érdemes ehhez is egy számot kapcsolni, például: 01_januar. Mielőtt még hozzálátnál a képek szortírozásához ezt elég csak egyszer megcsinálni, utána már csak át kell másolnod a többi év mappájába (fontos, hogy még mindegyik üres legyen).

Ezeken belül pedig még egy alrendszer kialakítható, ahhoz pedig az adott eseményt, mint szülinapok, ünnepek, vagy kiállítások lehetnek. Így tehát egy szülinapi képes mappa elérési útvonala ez lesz:

2025 >>> 01_januar >>> agi_szulinap

Ebben az esetben már nem szükséges a képfájlokat is elnevezni, csupán felesleges időtöltés lenne. Ha túl sok képet készítettél az elmúlt években, akkor nem fontos, hogy egyszerre mindegyiknek nekiállj. Érdemes több kis lépésben foglalkozni a témával, de mindig jelöld ki az erre szánt időkeretet, hogy legyen elég lendületed a kezdéshez.

3. lépés: Biztonsági mentés

Ha bármilyen oknál fogva megsemmisülne vagy elromlana (igen, sajnos ilyen is van) a merevlemez, amire a képeket elhelyezted, akkor ezek a képek pótolhatatlanul elvesznének. Hogy ez semmiképpen ne történjen meg, egy másik adathordozóra is érdemes ezeket a fotókat átmásolnod. Ez lehet egy külső merevlemez, vagy valamilyen felhő alapú szolgáltatás. Valaki nem is elégszik meg egy biztonsági mentéssel, minimum 3 vagy 4 ilyen mentést is készít.

Dokumentumok és fájlok rendszerezése

Miután lenyeltük a békát folytathatjuk a dokumentumok rendszerezésével. Bár ez sem lesz a legkönnyebb feladat, de a lényeg, hogy legyen rend a számítógép fájljai között.

1. lépés: Biztonsági mentés készítése

Mielőtt bármilyen módosításba belekezdenél, érdemes készíteni egy biztonsági másolatot, ha esetleg valami nagyon balul sülne el, akkor sem fogod a fontos adatokat elveszíteni. Ehhez használhatsz külső merevlemezeket, felhő alapú tárolási szolgáltatásokat vagy akár biztonsági mentés szoftvert (bár én az előző kettőben jobban megbízom).

2. lépés: Asztal megtisztítása

Gyakran ezen a helyen tároljuk a fájljaink többségét, hogy minél könnyebben hozzáférhessünk. Mindig törekedj arra, hogy az asztal rendezett legyen és csupán a lényeges elemek, amiket napi szinten használsz legyenek láthatóak rajta. A többi dokumentum jó helyen van a felcímkézett mappákban.

A nem használt parancsikonokat nyugodtan bemappázhatod, ami már maradhat az asztalon, és nem 15 helyet fog elfoglalni, hanem csupán egyet, ennek ellenére mindig kéznél lesz. A többi dokumentum elhelyezésére érdemes egy mappastruktúrát felállítani, amiről mindjárt beszélünk is. Így az asztalon nem szükséges mást hagyni, csupán a lomtárat, a bemappázott parancsikonokat, és emellett a gyakran használt programokat, de ebből sem érdemes 5-nél többet meghagyni.

3. lépés: Fájlok és mappák rendszerezése

Először ki kell találnod egy mappastruktúrát, amit fel kell építeni a munkafolyamatnak vagy a gondolkodási menetednek megfelelően. Például külön mappa kell a munkahelyi dokumentumoknak (ha vannak persze), fényképeknek, videóknak, lakásnak, autónak, vásárlásoknak is, ha mented a számlákat. Ezen belül is érdemes szakosítani, például: Autó >>> Biztosítás, Autó >>> Adásvételi szerződés, Autó >>> Adók, Autó >>> Szerviz számlák.

Amire nincs szükséged, vagy már nem kell tartogatnod, mert például eladtad az adott tárgyat, aminek még megvan a számlája, azt már bátran lehet törölni. De ilyenek lehetnek az ismétlődő, azaz a duplikált fájlok is. Elég csupán egy helyen megtartani. Ám a nagyon fontos iratokról mappával együtt csinálhatunk egy biztonsági mentést, amiről már az első lépésben szó volt.

Tippek és trükkök

Nézzük meg, hogy mire érdemes még figyelni ahhoz, hogy legyen rend a számítógép fájljai között. Ezeknek a tippeknek nemcsak a rendszerezés során, hanem a későbbiekben is nagy hasznát veheted.

Fotók rendszerezéséhez

Ahhoz, hogy több helyet takaríts meg és könnyebben vissza tudd keresni, vagy nézni képeidet nem árt néhány ötletet megismerni:

  • Ami alapján érdemes rendszerezned:
    • Dátum: mikor készültek a fényképek. Például év és hónap megnevezéssel már jó kiindulópont az átláthatósághoz. Ha nem fotózol túl sokat ez a megoldás tökéletes lehet. Hátránya, hogy egy többnapos utazást, ha hó végére és következő hó elejére esik, akkor akár “félbe is vághatsz”.
    • Esemény: milyen eseményen készültek a képek, ez lehet kirándulás, karácsonyi műsor, valamilyen kiállítás. Ez akkor lesz jó, ha nagyon sok képed van, amit dátum szerint már nem igazán lehetne átlátni.
    • Téma szerint: ha tájat, helyeket, tárgyakat fotózol gyakran, akkor ez jó megoldás lehet.
    • Személyek szerint: ha sok kép készül a gyerekekről, akkor érdemes külön-külön mindenkihez egy-egy mappát rendelni.
  • Ha van másolat, vagy rossz minőségű a kép, akkor felesleges a tárolására időt, energiát és tárhelyet pazarolni, így kerüljenek minél előbb törlésre.

Fájlok rendszerezéséhez

Ahhoz, hogy legyen rend a számítógép fájljai között érdemes néhány dolgot figyelembe venni:

  • Átnevezés, hogy egyértelmű legyen: a világos és leíró név elkerülhetetlen ahhoz, hogy két hét múlva is tudd, hogy miről is van szó. Egy hosszabb számsor nem fog sokat mondani, már két órával később sem. Ehhez ki kell találnod egy struktúrát: ez a dokumentum neve, kihez tartozik és mikor készült. A fájlnevek jobb értelmezéséhez ne egyben az egészet írd le, hanem válaszd is el, ami lehet “_ “vagy pedig “- ” is. Ma már ugyan lehet ékezetekkel is elnevezni, azonban ezt nem mindegyik program képes kezelni, így javasolt az ékezet nélküli nevek adása. Például: iskola-beiratkozas_gabor_2025.
  • Rendszerezés: ahhoz, hogy valamit meg tudj találni érdemes kialakítanod egy általad logikus mappastruktúrát.
    • Név szerint: ha a gyerekek dolgait is tárolod a számítógépen, ami lehet iskolai vagy óvodai irat, akkor érdemes nevet használni. Így könnyebben meg tudod találni, ha valakinek a személyes iratait tárolod. Ám még ez is okozhat problémát, nálunk például a TB papír volt vita kérdése, hogy a gyerek mappájába megy, vagy a szülő munkavállaló iratai közé.
    • Dátum szerint: bár ez a legszemélytelenebb, így csak akkor érdemes, ha valamiért egy időszak lesz a fontos számodra. Például a munkavállalással kapcsolatos iratokon belül lehet egy ilyen mappa, a könnyebb keresés érdekében. Azonban nehézséget okozhat még így is egy-két irat megkeresése.
    • Projektek/témák szerint: például ilyen iratok lehetnek a biztosítások. Ez akár autó, lakás, vagy utasbiztosítás is lehet. Vagy az autós példa mappastruktúra az előző részekből.
    • Mindezek kombinációja is jó megoldás lehet.
  • Ha valami új került letöltésre, azt érdemes minél előbb a megfelelő koncepció szerint elnevezni és a megfelelő mappába bemásolni.
  • A duplikumokat és a már lényegtelenné vált fájlokat érdemes minél előbb törölni, hogy ne foglalja feleslegesen a tárhelyet.

Rendszeres karbantartás

Miután megcsináltad a fényképek, dokumentumok, mappák és egyéb fájlok rendszerezését érdemes időnként karbantartani is ezeket. Ez az idő leginkább a fájlok, képek nagyságrendjéhez kapcsolódik főként. Ha ugyanis sok ilyen keletkezik már egy hét alatt is, akkor hetente érdemes leülni és rendszerezni, hogy elkerüld ezek felhalmozódását. Ha viszont nem igazán gyűlnek ezek az anyagok akkora mennyiségben, úgy elég csupán havonta, vagy negyedévente nekiülni és legyűrni ezt a feladatot is, hogy legyen rend a számítógép fájljai között.

Persze ilyenkor ne felejtsd el a biztonsági mentés bővítését sem, ezt érdemes minél előbb és minél gyorsabban megtenni, hogy ne érjen váratlan meglepetés.

Ma már a mesterséges intelligencia is sokat segíthet a számítógépen található fájlok rendszerezésében, azért ne bízd rá magad teljes egészében, mert elég kellemetlen meglepetéseket is tud okozni.

Összefoglalva

Bár életünk rendszerezéséhez szükség van arra, hogy időnként elvégezzük ezt a kellemetlen feladatot is, ám ne felejtsd el, hogy azért van, hogy a te életedet tegye egyszerűbbé. Ne váljon ez egy egész napos vagy több hetes feladattá, a lényeg, hogy legyen némi átláthatóság benne, hogy ha szükséged van valamire, akkor ne vegye el az időt a keresés és legyen valamilyen fokú rend a számítógép fájljai között.

Forrás:

Még több

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

3 − 3 =